В архівному відділі Кропивницької міської ради зберігається понад 50 тисяч справ за період із 1939 по 2019 роки
Надання якісних комплексних послуг у сфері архівної справи, забезпечення умов зберігання документів Національного архівного фонду та документів з особового складу ліквідованих суб’єктів господарювання, що діяли або були зареєстровані на території міста; забезпечення наповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве, історичне, наукове значення, їх реєстрація, облік та використання — це основні напрямки діяльності архівного відділу Кропивницької міської ради. Про їх реалізацію та виконання плану розвитку архівної справи у 2020 році розповіла під час публічного звіту начальниця архівного відділу Лілія Лесюн.
- На даний час в архівному відділі налічується 10 605 справ Національного архівного фонду місцевого значення за 1988-2019 роки та 41 842 справи з особового складу ліквідованих підприємств, установ та організацій різних форм власності за період діяльності з 1939 по 2019 роки, - зазначила Лілія Лесюн. - Всього на зберіганні станом на 01 січня 2021 року знаходяться 844 фонди, які налічують 52 447 справ.З них: 70 % або 590 фонди - утворені ще до 1991 року, 30% або 254 фонди – періоду незалежності України.
Одним із пріоритетних напрямків діяльності архівного відділу є робота по наданню довідок соціально-правового характеру, які необхідні для підтвердження прав та законних інтересів громадян. Це в основному запити щодо підтвердження трудового стажу, заробітної плати, копії і архівні витяги з рішень міської ради та виконавчого комітету щодо майнових, земельних прав, пільг, питань поновлення документів тощо.
За інформацією Лілії Лесюн у 2020 році до архівного відділу надійшло та розглянуто 2259 звернень.
- Тенденція до нарощування кількості звернень дещо призупинилась лише у 2019 році, у попередні три роки — кожен рік давав приріст 20-22%. Процес ліквідації підприємств та, відповідно, передачі документів на зберігання носить постійний характер. Створюються нові фонди, частина фондів виводиться, нові заявники звертаються вже за документами новоприйнятих підприємств. Така передача для ліквідованого підприємства чи установи є безоплатною, як і зберігання документації, - зауважила очільниця архівного відділу. - Подальша робота з документацією та опрацювання матеріалів, вибірка необхідної інформації за зверненнями, підготовка довідок здійснюється вже безпосередньо спеціалістом відділу під власну відповідальність.
За 2020 рік спеціалістами відділу видано 3912 справ для 51 користувача. Це свідчить про те, що, не зважаючи на стан справ у зв’язку з COVID 19, всі необхідні перевірки разом зі спеціалістами ГУ Пенсійного фонду були здійснені, оскільки процес призначення пенсій зупинити неможливо. А звірка архівної довідки з першоджерелом є частиною цього процесу.
У звітному періоді була проведена значна робота з використання архівних документів із застосуванням всіх форм інформаційного забезпечення громадян. Загальна кількість звернень громадян та запитів юридичних осіб, опрацьованих у 2020 році архівним відділом становить 2358, що складає 97%.
Для поліпшення організації роботи зі зверненнями громадян керівництвом архівного відділу вжиті наступні заходи:
- здійснено переведення в електронну форму довідкового апарату архівного відділу по підприємствах та установах;
- затверджено графік особистого прийому громадян;
- на веб-сайті Кропивницької міської ради міста розміщено ПЕРЕЛІК ліквідованих підприємств, установ та організацій, документи з особового складу яких зберігаються в архівному відділі;
- на веб-сайті Кропивницької міської ради міста розміщена вся інформація про роботу архівного відділу (адреса, телефони, електронна пошта, графік прийому громадян, часи роботи архівного відділу тощо.
У 2020 р. до архівного відділу звернулися 20 підприємств міста, що ліквідувалися. Опрацьовано та передано до архівного відділу 713 справ, що в 1,6 раз перевищує показник минулого року (542 справи). Деякі підприємства передавали документацію за 30-40 років.
- Якщо після ліквідації якогось підприємства чи організації документи на зберігання нам не передали, а люди їх шукають, то ми в міру можливостей намагаємося їм допомогти. Шукаємо і досліджуємо, хто є правонаступником установи, за якою адресою зберігаються документи, і підказуємо людям, куди звернутися. Люди не повинні страждати від безвідповідальності окремих керівників, які через власну недбалість фактично можуть позбавити колишніх працівників права на справедливе нарахування пенсій, - наголосила Лілія Лесюн.
Насамкінець начальниця архівного відділу додала, що методична допомога установам, підприємствам, організаціям з питань, що відносяться до компетенції відділу, надається у безперервному режимі як за телефоном, вказаним на сайті, так і при особистому спілкуванні.
